Privacyverklaring

Wie zijn wij

Inboedelplan is een dienst van Bart Otto Solutions (Erasmusweg 2b, 2202 CC Noordwijk, KvK 69481539). Een familie gebruikt het om de inboedel van een huis vast te leggen en af te spreken wat waarheen gaat. Bart Otto Solutions is verantwoordelijk voor de gegevens in Inboedelplan.

Vragen over je gegevens, of een verzoek om ze in te zien of te laten verwijderen, stuur je naar [email protected].

Welke gegevens wij vastleggen

• Je account: je naam en je e-mailadres. Er zijn geen wachtwoorden. Gebruik je een passkey, dan bewaren we wat daarvoor nodig is (geen vingerafdruk of gezicht: die blijven op je toestel). Verder staat vast of je familielid of overig lid bent en of je beheerder van de familie bent.
• Inloggen: met een eenmalige code, die we per sms sturen naar het mobiele nummer dat de beheerder van je familie invult, of per e-mail als er geen nummer is. Die code bewaren we alleen onleesbaar (gehasht) en hij is vijf minuten geldig. Log je op de website in door met de app een QR-code te scannen, dan bewaren we bij die code welke browser erom vroeg en vanaf welk IP-adres, zodat de app je kan laten zien wat je goedkeurt. In de app bewaren we per toestel een sleutel met de naam van dat toestel, tot je uitlogt of je account wordt verwijderd. Om bij het inloggen in de app je familie te vinden, bewaren we buiten de database van je familie een onleesbare afdruk van je e-mailadres, niet het adres zelf.
• Aanmelden en betalen: wie een familie aanmeldt, geeft de naam en het adres van de familie op, zijn eigen naam, e-mailadres en eventueel mobiele nummer, en betaalt via Mollie. Daarbij bewaren we ook het IP-adres van de aanmelding, of en hoe er is betaald, en het betalingskenmerk van Mollie. Je bankgegevens krijgen wij niet te zien. Van de betaling maken we een factuur op jouw naam en e-mailadres, of op naam van een bedrijf als je daarvoor kiest, met het adres en eventueel het btw-nummer dat je daarvoor opgeeft.
• De inboedel: wat de familie zelf invoert over de voorwerpen: naam, beschrijving, maten, aantal, kamer en bestemming, en wie het heeft vastgelegd.
• Foto's: van elke foto bewaren we een verkleinde versie en een miniatuur; het origineel bewaren we niet. De locatie waar de foto is gemaakt en de overige gegevens die een camera meestuurt, verwijderen we daarbij.
• Het verdelen: wie welk voorwerp graag wil, naar welke bestemming het gaat en of dat is afgehandeld.
• Meldingen in de app: wie een voorwerp het laatst heeft aangepast en wanneer, zodat de anderen zien wat nieuw is. Sta je meldingen toe in de app, dan bewaren we het adres dat Apple of Google aan je toestel gaf, tot je uitlogt of je account wordt verwijderd. Een melding noemt de naam van je familie, wie iets heeft toegevoegd of aangepast en hoeveel, en het bericht dat een familielid er zelf bij schrijft.
• Technische gegevens: zolang je bent ingelogd bewaren we je IP-adres en het type browser bij je sessie. Bij elke inlog gaat een melding met je naam, je e-mailadres, de naam van de familie en je IP-adres naar de beheerder van Inboedelplan. Gaat er iets mis, dan komt er een foutmelding in een logbestand.

Waarvoor, en op welke grond

We gebruiken de gegevens om de dienst te leveren die de familie van ons vraagt: het vastleggen en verdelen van de inboedel. De technische gegevens gebruiken we om Inboedelplan veilig te houden en storingen op te lossen; daar hebben we een gerechtvaardigd belang bij.

We gebruiken je gegevens niet voor reclame, we maken geen profielen en we verkopen niets door.

Wie ziet wat

• De inboedel, de foto's en de namen van de andere leden zijn alleen zichtbaar voor de leden van dezelfde familie: de familieleden en overige leden die de beheerder van die familie heeft toegevoegd. Je e-mailadres en je mobiele nummer ziet alleen de beheerder van je familie.
• Elke familie heeft een eigen, afgescheiden database. Leden van een andere familie kunnen nergens bij.
• Foto's zijn alleen op te vragen door wie is ingelogd. Er bestaan geen openbare links naar.
• De beheerder van Inboedelplan kan voor beheer en ondersteuning bij de gegevens, en doet dat alleen als het daarvoor nodig is.

Waar je gegevens staan en hoe ze beveiligd zijn

De database en de foto's staan bij DigitalOcean in Amsterdam. Al het verkeer tussen jouw toestel en Inboedelplan is versleuteld. Van de database wordt elke nacht een back-up gemaakt; een back-up wordt na dertig dagen verwijderd.

Bedrijven die voor ons gegevens verwerken

• DigitalOcean: de server, de opslag van de foto's en de back-ups, in Amsterdam.
• Cloudflare: al het verkeer naar Inboedelplan loopt via hun netwerk, dat de site beschermt tegen aanvallen.
• MailerSend: verstuurt de e-mails met een uitnodiging, een inlogcode of de bevestiging van een aanmelding, en krijgt daarvoor je naam en e-mailadres.
• Slack: daar komen de inlogmeldingen en foutmeldingen voor de beheerder van Inboedelplan binnen.
• Mollie: handelt de betaling af bij het aanmelden van een familie, in Nederland.
• Vonage: verstuurt de sms met de inlogcode voor de app, en krijgt daarvoor je mobiele nummer, de code en de naam van je familie.
• Google Firebase: bezorgt de meldingen op je telefoon (op een iPhone via Apple), en krijgt daarvoor het adres van je toestel en de tekst van de melding.

Cloudflare, Slack, Vonage en Google zijn Amerikaanse bedrijven; gegevens die via hen lopen kunnen buiten de Europese Unie worden verwerkt. Met anderen delen we niets.

Cookies

Inboedelplan gebruikt alleen cookies die nodig zijn om te werken: om je ingelogd te houden en om formulieren te beveiligen. Er zijn geen cookies voor statistieken, advertenties of het volgen van bezoekers.

Hoe lang wij gegevens bewaren

• De gegevens van een familie blijven staan zolang de familie Inboedelplan gebruikt. Als de beheerder van de familie erom vraagt, verwijderen we de hele familie: de database met alle accounts en voorwerpen, en alle foto's.
• Na zo'n verwijdering staan de gegevens nog hooguit dertig dagen in de back-ups; daarna zijn ze ook daar weg.
• De gegevens van een aanmelding, betaling en factuur bewaren we zeven jaar, ook als de familie al is verwijderd: zo lang moeten we onze administratie volgens de wet bewaren.
• Verwijdert de beheerder van je familie alleen jouw account, dan blijven de voorwerpen die je hebt vastgelegd staan, zonder je naam erbij.
• Logbestanden bewaren we veertien dagen: de foutmeldingen, en de lijst van de webserver met welke pagina's vanaf welk IP-adres zijn opgevraagd. Een sessie vervalt als je twee uur niets hebt gedaan.
• De inlogmeldingen bewaren we niet zelf; ze blijven in Slack staan zolang dat account ze bewaart.

Jouw rechten

Je mag je gegevens inzien, laten verbeteren en laten verwijderen, je mag bezwaar maken tegen het gebruik ervan en je mag vragen om een kopie. Je naam en e-mailadres pas je zelf aan onder Instellingen; daar kun je ook je eigen account verwijderen (zo werkt dat). Voor al het andere mail je naar [email protected]. Je krijgt binnen een maand antwoord.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Als er iets misgaat

Raken gegevens zoek of komen ze bij iemand terecht die ze niet had mogen zien, dan melden we dat aan de beheerder van je familie en, als de wet dat vraagt, aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Als Inboedelplan verandert, passen we deze verklaring aan. De datum bovenaan laat zien welke versie je leest.